Bench Virtual

Atualizado: Fev 22

Você tem interesse em realizar um bench com a Mandala? Elaboramos esse texto com as perguntas mais frequentes que recebemos pelas redes sociais, confere se sua dúvida não se enquadra em alguma questão.

ADMINISTRATIVO FINANCEIRO

Como é a organização interna do administrativo financeiro?

A área é centralizada no diretor que pede ajudas eventuais para os membros do time. Guardamos todas informações no drive, utilizamos o Podio para registrar as notas fiscais dos ressarcimentos e nos organizamos principalmente por planilhas a serem atualizadas mensalmente.

Existe algum planejamento periódico para gastos e simulação de cenários?

Atualmente o planejamento financeiro é feito anualmente e nele fazemos simulações de gastos fixos e previstos para que no final do ano tenhamos um saldo positivo.

A Mandala conta com auxílio de empresas que prestam serviços externos para as demandas da área?

Temos um contador que nos auxilia com as questões mais burocráticas e que faz o nosso livro diário e contratamos uma EJ de direito para nos auxiliar pontualmente com o estatuto social.

COMERCIAL

Como funciona a prospecção ativa da Mandala?

Realizamos prospecção ativa por cold-call, cold e-mail, cold-linkedin e redes sociais. Tentamos durante a pandemia prospectar serviços que possamos realizar preferencialmente a distância e tentamos marcar reuniões virtuais com os clientes.

Estão conseguindo fechar projetos durante a pandemia?

Sim, no entanto somente projetos de educação ambiental e algumas negociações que já estavam engatilhadas antes da pandemia.

Quais nichos estão prospectando durante a quarentena por ativa? Quais resultados estão tendo?

Condomínios (captação de água da chuva), indústria (metalúrgica, dispositivos eletrônicos- captação de água da chuva e PGRS-, leads com pendências na FEPAM, restaurantes -restaurantes-, escolas particulares -educação ambiental-. Conseguimos fechar algumas propostas de educação ambiental (palestra para escolas através do Google Meet). Os outros projetos conseguimos marcar reunião e até apresentar propostas, mas não conseguimos fechar. Meio de prospecção: ativa (por email, rede social, linkedin e cold call)

Os projetos grandes são de PGRS? Como vocês entregam esse “valor” para eles na hora da negociação?

Digo no sentido dele se interessar no que vocês estão oferecendo e o benefício que irão entregar. Não, os projetos grandes são, principalmente, de estudos hidrológicos. Esses projetos chegam por nós através de indicação de professores, então, o valor atrelado ao serviço já é de conhecimento do cliente.

Normalmente o carro chefe de vocês seria o que?

Até o momento são estudos hidrológicos e palestras de educação ambiental.

Vocês estão vendendo e como vocês estão fazendo para adaptar os projetos, para esse momento?

Construímos um comitê de mercado com vários integrantes da EJ e analisamos quais os tipos de produtos poderíamos realizar de maneira “EAD”, os quais foram: captação de água da chuva, Inventário de gases do efeito estufa, PGRS e educação ambiental. Com isso, focamos nossa prospecção ativa para esses produtos.

Como funciona o pós venda da Mandala?

Enviamos e-mial/whatsapp agradecendo ao fechamento e dizemos que em breve enviaremos o contrato para ser assinado. Mantemos um contato constante com o cliente até a assinatura do contrato.

Qual a estratégia utilizada para vendas? Como está organizado o gerenciamento do time?

Criou-se um histórico de prospecção passiva de grandes empresas, por indicações de professores, e isso foi chegando a outras empresas e assim se criou o nosso cenário atual.

COMUNICAÇÃO

A Mandala tem identidade visual? Como ela foi construída?

Durante anos tivemos problemas com a falta de uma identidade visual, pois as redes sociais ficavam bagunçadas e sem um padrão, então na metade de 2020 resolvemos contratar a EJ de design da UFRGS (a Faísca) para fazerem nossa ID e site.

Quais são as demandas da área?

A comunicação na mandala é responsável pela gestão das redes sociais da empresa, pelo suporte interno com materiais gráficos, geração de conteúdos para atualizar as redes, construir o marketing do processo seletivo e demais eventos, além de cuidar do site e do Google ADS.

Como foi pra Mandala começar a usar o Linkedin?

Durante um curso de prospecção (e após o relato da EJ Catalisa com o sucesso em vendas na quarentena), percebemos a importância de usar o Linkedin para o comercial. Então a partir disso, atualizamos a conta da Mandala e foi elaborada uma capacitação interna para todos(as) membros(as) da empresa, para atualizarem suas contas pessoais e assim a conta da Mandala ter mais engajamento. Hoje o Linkedin é uma das ferramentas da empresa na prospecção.

Como a Comunicação organizar as demandas da área? Existe um roteiro de postagens?

Usamos o aplicativo Podio para organização interna da comunicação, como anotar todas as datas no calendário (e assim manter um padrão e planejamento das postagens), registrar ideias (é uma aba aberta para todos(as) membros(as) da mandala, para enviarem sugestões) e links/atalhos importantes para a área.

Há alguma inspiração para os posts?

Através do grupo da Comunicação, definimos as postagens sobre temas variados, além das datas comemorativas e datas de luta social. A área de “ideias” no Podio permite que toda EJ possa dar ideias de assuntos interessantes para as postagens/stories.

GESTÃO DE PESSOAS

Como foi o PS virtual? Como foram as dinâmicas?

O PS foi realizado de maneira virtual pela plataforma Google Meet, tivemos dois dias de dinâmica, no primeira dia tivemos momento de apresentação pessoal por meio de linhas do tempo pessoais dos inscritos e apresentação institucional da Mandala. No segundo dia tivemos uma dinâmica de grupo de resolução de um case simples. Depois disso todos candidatos passaram por entrevistas individuais com o time do processo seletivo.

O que vocês fazer quando candidatos não conseguem participar das dinâmicas por problemas de conexão?

Não tivemos problemas em relação a isso no ultimo PS, mas sempre nos mantemos atentos ao whatsapp (via de comunicação do time do PS com os inscritos) e procuramos ser justos caso ocorra algum problema do tipo. Por exemplo, se alguém cai em uma dinâmica com tempo delimitado o grupo deve esperar o membro voltar e ganhará o “tempo perdido” como saldo, podendo apresentar o resultado depois

Como funciona a comunicação interna da Mandala?

Temos um grupo geral, com todos os membros, e também grupos conforme as áreas, no Telegram. Também temos um grupo com toda a equipe chamado “Avisos” onde só enviamos mensagens pontuais sobre acontecimentos futuros, ou assuntos de interesse para todos os membros da Mandala.

Quais estratégias de engajamento foram adotadas para a realização das atividades à distância?

Nós trabalhamos com indicadores desde o período pré isolamento, então utilizamos essa ferramenta para manter os membros engajados nas tarefas. Nos indicadores contam fatores como horas trabalhadas, participação em eventos obrigatórios, participação em propostas e negociações com clientes e outras atividades diárias da Mandala. Além disso, os membros recebem feedbacks mensalmente, junto com os indicadores, o que ajuda o time a buscar evolução constante.

Todos meses, de 15 em 15 dias, realizamos a Social da Mandala que, como o nome já diz, é um momento para que todos socializem sem falar sobre trabalho. Dessa forma, a equipe da Mandala cria laços mais estreitos e todos se sentem mais próximos e mais a vontade para trabalhar com colegas que só conhecemos de maneira virtual.

Como a Mandala está lidando com problemas de motivação nesse período de isolamento social?

Obviamente estamos passando por momentos de desmotivação do time, já que estamos em um momento propício para isso. O que fazemos para combater esse sentimento é buscar manter a Mandala sempre ativa. As áreas internas estão em constante reestruturação e isso implica na realização de várias reuniões virtuais de alinhamento e de coworking.

Como vocês organizam as imersões e mini imersões agora durante o isolamento social?

As imersões da Mandala são organizadas pela diretoria. Durante o isolamento estamos realizando imersões no Google Meet e sempre procuramos trazer dinamicas participativas para prender a atenção e o interesse dos membros no que estamos buscando construir.

PROJETOS

Como vocês garantem a qualidade dos projetos, para a fidelização de clientes e indicação?

Muito graças ao apoio de professores. Essa boa relação e acompanhamento durante todo o desenvolvimento de propostas e projetos mais técnicos nos permite entregar resultados melhores. Também buscamos sempre solucionar, se possível, o problema real do cliente. Por exemplo, se ele nos contrata para um estudo hidrológico, necessário para o processo de outorga do direito de uso da água, o real problema dele é a falta de outorga, então buscamos acompanhar todo o processo no SIOUT, não apenas entregar o estudo e fim. Acho que é realmente se mostrar disposto a auxiliar no que for possível.

Vocês mantém contato com os clientes após o projeto?

Não costumamos manter. Depois de concluído o projeto e coletado o NPS, se não houver mais nenhuma questão relacionada àquele projeto (como mencionado na pergunta anterior), não mantemos mais contato com o cliente. Se surgir a necessidade de outro(s) projeto(s) esse cliente pode vir a nos contatar.

Utilizam alguma metodologia ágil ou ferramenta para execução dos projetos?

A utilização de metodologias de projeto fica bem a cargo da equipe de cada projeto. A área de projetos está disponível para auxiliar com a escolha de metodologias e outras questões, buscando também passar esse conhecimento pra ej quando necessário. Mas cada grupo fica livre para decidir. Muitas vezes é usado o scrum.

Já realizaram licenciamento ambiental de aterro?

Não, e nunca chegamos a realizar projetos de licenciamento ambiental. Apenas estudos condicionantes à licença.

Quais projetos a Mandala realiza (que está na carta de serviços)? Quais áreas vocês mais atuam?

Segue nossa carta de serviços. Segue o portfólio também com nossos principais projetos e áreas que mais atuamos. Já fizemos diversos projetos nas áreas de estudos hidrológicos, educação e gestão ambiental, entre outras.

PRESIDÊNCIA

A Mandala paga pelos ingressos de eventos do MEJ para os membros?

Sim, utilizamos a cota membro para isso (um valor definido no planejamento financeiro para que as/os membras/os invistam em capacitações para si).

Endereço

Instituto de Pesquisas Hidraúlicas - UFRGS

Av. Bento Gonçalves, 9500 - Partenon

Sala 233 - 2º andar

Porto Alegre - RS/Brasil

Atendimento

contato@ejmandala.eco.br

Segunda a Sexta das 8h30 às 17h

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